Belge indeksleme ve kategorizasyonu, e-Arşiv sisteminin etkin bir şekilde kullanılabilmesi için kritik öneme sahiptir. Belgeler, içeriklerine göre anahtar kelimelerle indekslenir, tarih ve kategori bilgilerine göre sınıflandırılır. Otomatik indeksleme özellikleri sayesinde, içerik analizi ve etiketleme teknolojileri kullanılarak belgeler otomatik olarak ilgili kategorilere yerleştirilir. Kategorizasyon süreci, belge türlerine ve kullanıcı ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir. Arama işlemlerinde hızlı sonuçlar elde edilir. Fiziksel belgelerin dijitalleştirilmesi, veri yönetimi ve erişim kontrolleri gibi uygulama aşamaları, belgelerin güvenli ve erişilebilir bir şekilde saklanmasını sağlar. e-Arşiv, belgelerin düzenli ve erişilebilir olmasını sağlayarak iş süreçlerini daha verimli hale getirir.

e-Arşiv ile kağıt masraflarını ortadan kaldırın

e-Arşiv, işletmelerin kağıt kullanımını önemli ölçüde azaltarak maliyet tasarrufu sağlar. Faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve iletilmesi, kağıt tüketimini neredeyse sıfıra indirir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) entegrasyonu sayesinde raporlamalar dijital olarak yapılır. Kağıt raporlama ihtiyacı ortadan kalkar. e-Arşiv sistemine geçişle birlikte, kağıt fatura düzenleme zorunluluğu da ortadan kalkar. İşletmelerin kağıt stoklamasına gerek kalmaz. Faturaların dijital ortamda saklanması, fiziksel arşivleme alanlarına olan ihtiyacı azaltır. Kağıt kullanımının azalması, ağaç kesimini ve su tüketimini azaltarak doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunur. e-Arşiv, işletmelerin hem ekonomik hem de ekolojik olarak sürdürülebilir bir geleceğe adım atmalarını sağlar.

e-Arşiv kullanımının yasal boyutu ve işletmelere faydaları

e-Arşiv kullanımı, Vergi Usul Kanunu Tebliği'ne göre belirli işletmeler için yasal bir zorunluluktur ve bu zorunluluk, işletmelerin faaliyet gösterdikleri alana veya yıllık ciro tutarına göre değişir. Sektör bazında ise tüm oteller, döviz büroları, içecek, alkol, tütün toptancıları gibi belirli sektörler de e-arşiv fatura sistemine geçmekle yükümlüdür. e-Arşiv kullanımının işletmelere sağladığı faydalar arasında kağıt kullanımının azalması ve maliyet tasarrufu, depolama alanının azalması, hızlı erişim ve iş süreçlerinin hızlanması, güvenlik ve sürdürülebilirlik ile yasal uyumluluk bulunur. Bu sistem, işletmelerin verimliliğini artırır, maliyetlerini düşürür ve yasal gerekliliklere uyum sağlamalarına yardımcı olur.